Hybrides Meeting: Tipps für eine bessere Interaktion

• Hybride Meetings sind ein wichtiger Teil unseres Arbeitsalltags. Dabei ergeben sich jedoch spezifische Herausforderungen, welche die Interaktion erschweren und den Gesprächsfluss stören. Einige Maßnahmen, mit denen hybride Meetings besser strukturiert und aktiver gestaltet werden können. Teamarbeit kann verschiedene Expertisen und Sichtweisen zusammenbringen, neue Ideen befördern und dadurch Innovationen beschleunigen. Sie ist für Unternehmen essenziell – auch in einer Arbeitswelt, in der die physische Präsenz aller Mitarbeitenden im Unternehmen nur mehr die Ausnahme ist. Der Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten – im Home-Office, von unterwegs oder an weiteren Unternehmensstandorten – hält an. Hybride Meetings sind dadurch zum neuen Normal geworden: Ein Teil des Teams trifft sich vor Ort im unternehmenseigenen Meetingraum, andere sind per Videokonferenz zugeschaltet. Auch wenn die technischen Voraussetzungen für die Zusammenarbeit in hybriden Teams spätestens seit der Coronapandemie zur Standardausrüstung in Unternehmen gehören, der Übergang von Präsenz zu Digital ist trotzdem nicht immer so einfach. Durch hybride Meetings ergeben sich spezifische Herausforderungen, sie haben ihre eigenen Tücken und unterliegen besonderen Parametern:

  • Es kann zu unangenehmen Überschneidungen beim Reden, zu Pausen oder Verzögerungen kommen.
  • Unbewusst bevorzugen wir Personen, die sich räumlich in unserer unmittelbaren Nähe befinden.
  • Im Raum kann eine eigene Gruppendynamik entstehen, wodurch die remote Teilnehmenden sich ausgeschlossen fühlen können.
  • Vor Ort ist die Versuchung größer, dass man sich „unter sich“ fühlt und es zu bilateralen Gesprächen oder Smalltalk kommt. 
  • Im Homeoffice ist es mitunter eine Herausforderung, spontanen Themenwechseln zu folgen.
  All das kann die Interaktion erschweren und den Gesprächsfluss stören. Die Gefahr einer Zweiklassen-Gesellschaft besteht.

Hybride Meetings als Herausforderung

• Etwa jede zweite Führungskraft empfindet laut einer Umfrage der YouGov Deutschland hybride Konferenzen als herausfordernder als Meetings vor Ort. Hinzu kommt, dass ein erheblicher Teil der remote Arbeitenden, etwa ein Drittel, sich in hybriden Meetings nicht genug involviert fühlen. Sie sind der Ansicht, dass sie weniger gesehen und gehört werden. Besonders bei emotionalen oder komplexen Themen können hybride Meetings schnell unübersichtlich werden. In der Regel liegt der Fokus auf dem Gespräch im Raum. Teilnehmende vor Ort können sich einfacher einbringen und angesprochen fühlen. Im Raum kann schnell eine eigene Gesprächsdynamik entstehen. Bei Präsenz-Meetings kommen verstärkt die nonverbale Kommunikation und informelle Interaktionen zum Tragen. Digital teilnehmende Personen können sich nicht so leicht durch laute Stimme, Mimik oder Gestik bemerkbar machen. Für produktive Meetings braucht es aber eine gleichberechtigte und fließende Diskussion über die verschiedenen Kanäle hinweg.

Hybride und Online-Meetings verbessern

• Es gibt einige einfache Lösungen, virtuell und persönlich Teilnehmende gleichermaßen adäquat einzubinden:

  • Die Grundregel für Meetings kommt bei einem hybriden Meeting besonders zum Tragen: eine gute Vorbereitung. Reflektieren Sie den Meeting-Zweck und die Auswahl der Teilnehmenden. Hybridmeetings erfordern wie Online-Meetings auch einen klareren Fokus als rein persönliche Besprechungen. Eine vorab ausgeschickte Agenda hilft, eine Struktur in die Hybridkonferenz zu bringen. Auch wichtige Dokumente sollten vor dem Meeting übermittelt werden.
    
    
  • Durch die Rolle des Moderators können viele der Komplexitäten von hybriden Meetings beseitigt werden. Die moderierende Person achtet darauf, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen, auch die digitalen, indem sie regelmäßig bewusst nachfragt, ob man etwas beisteuern möchte. Sie schafft eine Brücke zwischen Homeoffice und Büro.
    
    
  • Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmenden in einem Raum zu sehen sind und von der Kamera erfasst werden. Mimik und Gestik sind wichtige Bestandteile der menschlichen Kommunikation – und die sollte man den digitalen Teilnehmenden nicht vorenthalten. Ein Lächeln oder Nicken eines Zuhörenden kann schon viel bewirken.
    
    
  • Man kennt es aus Terminen vor Ort. Im Meetingraum treffen einige bereits ein paar Minuten früher ein, holen sich noch einen Kaffee, unterhalten sich bereits miteinander. Diese Kontaktmöglichkeit sollte man auch den digitalen Teilnehmenden ermöglichen, indem man die Videokonferenz ebenfalls früher – und nicht erst zum offiziell angesetzten Termin – startet.
    
    
  • Simpel und effektiv: Richtig genutzt kann die Chat-Funktion eine absolute Bereicherung von hybriden Meetings sein. Einer der Hauptgründe laut einer Microsoft-Untersuchung: Die Teilnehmenden gaben an, sich über den Chat aktiv am Gespräch beteiligen zu können, ohne die sprechende Person zu stören. Er kann außerdem für introvertierte Personen aber auch Teilnehmende, die nicht vor Ort sind, die Hürde senken, sich aktiv im Meeting einzubringen oder Antworten auf Fragen zu erhalten. Er kann zum Kanal für Ergänzungen und Nebengespräche werden.
    
    
  • Besprechungsregeln können den Ablauf vereinfachen. Diese können sein:
    - „Remote first“, digital Teilnehmende werden zuerst angesprochen.
    - Jedes Thema wird reihum besprochen, sodass jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer etwas beisteuert.
    - Am Ende einer Agenda gibt es eine Abschlussrunde, in der jede Person noch einmal zu Wort kommt. - Wer etwas beisteuern möchte, hebt die Hand, egal ob digital oder physisch.

• Weiterführende Links

  • Tipps für eine bessere Interaktion
  • Wie hybride Meetings gelingen
  • Hybride Workshops lebendig gestalten

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